برون سپاری نیروی منابع انسانی چگونه انجام می شود؟

برون ‌سپاری منابع انسانی یکی از راهکارهای نوین مدیریت سازمانی است. این امر به شرکت‌ها اجازه داده تا وظایف مربوط به نیروی انسانی را به شرکت‌ها یا افراد متخصص خارج از سازمان واگذار کنند. درواقع به جای اینکه شرکت مستقیما همه کارهای مربوط به نیروی انسانی را انجام دهد، کارها را به یک شرکت تامین منابع انسانی می‌سپارد. برون ‌سپاری علاوه بر اینکه موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها می‌شود، کیفیت و دقت امور مربوطه را نیز، افزایش می‌دهد. در این مطلب، به طور کامل به موضوع برون ‌سپاری و مزایای آن پرداخته شده است.

برون ‌سپاری نیروی منابع انسانی چگونه انجام می‌شود؟

برون سپاری نیروی منابع انسانی به صورت مرحله به مرحله و برنامه‌ریزی شده انجام شده تا اطمینان حاصل شود که فرآیندها به درستی و بدون اختلال در عملکرد سازمان پیش می‌رود. در این بخش، مراحل اصلی اجرای آن را توضیح داده شده است.

تحلیل نیازها و اهداف سازمان

در ابتدا شرکت باید مشخص کند که چرا قصد برون سپاری داشته و دقیقا کدام بخش از فعالیت‌های منابع انسانی را واگذار می‌کند. این مرحله شامل بررسی هزینه‌ها، زمان صرف‌شده و مشکلات سیستم فعلی است.

انتخاب شرکت تامین منابع انسانی مناسب

پس از شناسایی نیازها، سازمان باید یک شرکت خدمات منابع انسانی معتبر را انتخاب کند. در این مرحله، معیارهایی مانند تجربه، شهرت، تخصص در حوزه مورد نیاز، امنیت اطلاعات و قیمت خدمات بررسی خواهد شد.

تنظیم قرارداد همکاری و انتقال اطلاعات

یک قرارداد دقیق بین دو طرف معامله تنظیم می‌شود که شامل موارد زیر است.

• محدوده خدمات (چه کارهایی انجام می‌شود و چه کارهایی نه)
• مدت زمان همکاری
• هزینه‌ها و نحوه پرداخت
• تعهدات قانونی، محرمانگی اطلاعات و ضمانت کیفیت خدمات

این مرحله بسیار مهم است؛ زیرا پایه اعتماد و شفافیت بین دو طرف معامله را می‌سازد.

در مرحله بعدی، اطلاعات کارکنان (سوابق شغلی، حقوق، بیمه، پرونده‌ها و ...) به شرکت پیمانکار منتقل می‌شود. سیستم‌ها و نرم‌افزارهای منابع انسانی باید باهم هماهنگ بوده تا داده‌ها به درستی مدیریت شوند. سپس شرکت مورد نظر، شروع به انجام وظایف طبق قرارداد می‌کند:

• جذب و استخدام نیروهای جدید
• محاسبه و پرداخت حقوق
• پیگیری بیمه و مالیات
• برگزاری آموزش‌ها و ارزیابی عملکرد

در این مرحله، معمولا یک دوره آزمایشی (Pilot) در نظر گرفته می‌شود تا هرگونه مشکل احتمالی شناسایی و رفع شود.

نظارت و ارزیابی عملکرد پیمانکار

سازمان باید به صورت دوره‌ای، عملکرد شرکت تامین منابع انسانی را ارزیابی کند تا مطمئن شود که خدمات با کیفیت مناسب ارائه می‌شوند. شاخص‌هایی مثل رضایت کارکنان، دقت در پرداخت حقوق، سرعت پاسخگویی و رعایت قوانین کار، در این ارزیابی اهمیت دارد. شرکت پارسه پرداز نیک دانش در این خصوص گزارش‌هایی کامل ارائه می‌دهد.

مزایای برون سپاری نیروی منابع انسانی

برون سپاری منابع انسانی، مزایای فراوانی برای سازمان‌ها دارد؛ به‌ ویژه برای شرکت‌هایی که می‌خواهند هزینه‌ها را کاهش داده. و بر فعالیت‌های اصلی خود تمرکز کنند.

• کاهش هزینه‌ها: با برون سپاری، شرکت دیگر نیازی به استخدام تیم کامل منابع انسانی، پرداخت حقوق ثابت، آموزش پرسنل یا خرید نرم‌افزارهای اداری ندارد. هزینه‌های «ثابت» به «متغیر» تبدیل می‌شوند و فقط بابت خدمات مورد نیاز هزینه پرداخت خواهد شد.
• تمرکز بر فعالیت‌های اصلی سازمان: مدیران و کارکنان می‌توانند به جای درگیری با امور اداری و پرسنلی، روی فعالیت‌های کلیدی مانند تولید، فروش یا توسعه کسب و کار تمرکز کنند. این موضوع، بهره‌وری کلی سازمان را افزایش خواهد داد.
• دسترسی به تخصص و تجربه حرفه‌ای: شرکت‌هایی مانند پارسه پردازش نیک دانش که وظیفه تامین منابع انسانی را برعهده دارند، در زمینه قوانین کار، بیمه، مالیات، استخدام و آموزش، از تخصص بالایی برخوردارند. این تخصص باعث می‌شود فرآیندهای مربوطه با دقت و کیفیت بیشتری انجام شوند.
• کاهش ریسک‌های قانونی و اداری: قوانین کار، بیمه و مالیات ممکن است پیچیده و دائما در حال تغییر باشند. شرکت‌های متخصص در منابع انسانی، با این قوانین به روز هستند و احتمال جریمه یا اشتباه قانونی را به حداقل می‌رسانند.
• صرفه‌جویی در زمان: بسیاری از فرآیندهای وقت‌گیر مانند استخدام، بررسی مدارک و تهیه لیست حقوق و مزایا، توسط تیم بیرونی انجام می‌شود. بدین ترتیب، زمان مدیران و کارکنان صرف کارهای مهم‌تر خواهد شد.
• بهبود رضایت کارکنان: چون امور پرسنلی به شکل دقیق‌تر، سریع‌تر و حرفه‌ای‌تر انجام می‌شوند، رضایت شغلی کارکنان نیز، افزایش خواهد یافت.

چه زمانی باید برون سپاری منابع انسانی انجام شود؟

برون سپاری زمانی موثر است که سازمان به مرحله‌ای برسد که انجام امور نیروی انسانی در داخل شرکت دیگر به صرفه، کارآمد یا تخصصی نباشد. در زیر، به شرایط و زمان مناسب برای این امر اشاره شده است.

• زمانی که هزینه‌های منابع انسانی زیاد شده‌است: اگر هزینه نگهداری تیم HR بیش از حد بالا رفته و نسبت به حجم فعالیت سازمان توجیه اقتصادی ندارد، برون سپاری می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد.
• زمانی که سازمان کوچک یا در حال رشد است: شرکت‌های نوپا یا کوچک، معمولا نیروی انسانی و تجربه کافی برای مدیریت امور HR ندارند. در این صورت، برون سپاری کمک می‌کند بدون نیاز به استخدام کارمند تمام وقت، امور پرسنلی به صورت حرفه‌ای انجام شود.
• در صورت نیاز به تخصص خاص: اگر شرکت با مسائل پیچیده‌ای مثل قوانین جدید کار، اختلافات پرسنلی، یا محاسبه مزایای پیچیده مواجه است، سپردن این کارها به متخصص، ریسک اشتباه را کم می‌کند.

چگونه بهترین خدمات برون سپاری نیروی منابع انسانی را پیدا کنیم؟

برای انتخاب بهترین شرکت من پاوری، باید به یک سری عوامل توجه کرد. این عوامل شامل تجربه، تخصص در امور اداری و قانونی، شفافیت در قراردادها، امنیت اطلاعات پرسنلی و کیفیت پشتیبانی خواهد بود. شرکت‌هایی که سابقه درخشان و مشتریان راضی دارند، معمولا گرینه‌های مطمئن‌تری هستند. شرکت پارسه پردازش نیک دانش، با برخورداری از تیمی متخصص و با تجربه در زمینه مدیریت منابع انسانی، یکی از ارائه‌دهندگان معتبر و حرفه‌ای در ایران به شمار می‌رود. این شرکت با رویکردی دقیق و مبتنی بر فناوری، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا امور منابع انسانی خود را بهتر و با هزینه کمتر مدیریت کنند.

جمع‌بندی

برون سپاری منابع انسانی، روشی موثر برای کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و تمرکز بر فعالیت‌های اصلی سازمان است. این فرآیند با واگذاری امور اداری، استخدام، حقوق و آموزش به شرکت‌های متخصص انجام می‌شود و به ارتقای کیفیت و دقت کار کمک می‌کند.